Die elektronische Patientenakte

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist eine zentrale, digitale Lösung, um Gesundheitsdaten sicher und effizient zu speichern und zu verwalten. Sie ermöglicht eine bessere Vernetzung und erleichtert den Zugang zu wichtigen Informationen für Patient:innen und Sie als Behandelnde/r.

Die ePA 3.0 wird dabei in Elefant® automatisch installiert – Sie müssen nichts tun.

Ab 2025 wird die ePA allen gesetzlich Versicherten in Deutschland, beginnend in Modellregionen, automatisch zur Verfügung stehen. Auch private Krankenversicherungen bieten die ePA an, sodass alle Patient:innen davon profitieren.

Hilfreiche Websites für Sie:

ePA-Infopaket zum Download (gematik)

ePA – Auf einen Blick

ePA für alle vom BMG

Handout für Patient:innen

Spickzettel für Ihre Praxis

Aushang für Ihre Praxis

Basisinformationen von der KBV

FAQ zur ePA von der KBV

Antworten auf rechtliche Fragen

Die Vorteile der ePA für Psychotherapeut:innen

Alles an einem Ort

  • Medikationslisten: Automatisch aktualisiert und übersichtlich verfügbar.
  • Arztberichte und Befunde: Keine Verzögerungen durch Papierdokumente oder fehlende Informationen.
  • Laborwerte und eRezepte: Alles zentral gespeichert und jederzeit abrufbar.

Maximale Sicherheit

  • Verschlüsselte Daten: Schutz nach höchsten Datenschutzstandards.
  • Protokollierte Zugriffe: Jede Aktion wird lückenlos dokumentiert und für Patient:innen einsehbar.

Zeitersparnis im Praxisalltag

  • Weniger Doppeluntersuchungen: Dank Zugriff auf vorhandene Daten müssen Informationen nicht mehrfach erfragt werden.
  • Reduzierter Verwaltungsaufwand: Automatische Integration von Dokumenten und Medikationsplänen spart wertvolle Zeit.

Transparenz und Kontrolle

  • Individuelle Rechtevergabe: Patient:innen entscheiden selbst, wer auf welche Informationen zugreifen darf.
  • Flexibles Dokumentenmanagement: Sensible Daten wie psychologische Diagnosen können vollständig verborgen werden.

Die wichtigsten Funktionen der ePA:

Medikationsverwaltung

  • Automatisches Erfassen von eRezepten und Medikamenteninformationen.
  • Erstellung eines Medikationsplans für die langfristige Therapieüberwachung. 

Dokumentenmanagement

  • Hochladen und Speichern von PDF-Dokumenten, Laborberichten oder ärztlichen Befunden.
  • Nutzung moderner Standards wie FHIR (Fast Healthcare Interoperability Resources). 

Zentrale Sicherheitsfunktionen

  • Datenschutzkonforme Speicherung aller Daten auf deutschen Servern.
  • Schutz vor Viren und schädlichen Inhalten durch strenge Dateiformatkontrollen. 

Patientenrechte

  • Individuelle Widerspruchsmöglichkeiten bei bestimmten Daten.
  • Einfache Einrichtung von Zugriffsrechten für Vertreter:innen, z. B. bei minderjährigen Patient:innen. 

Informationsveranstaltung – ePA in der Psychotherapie

Die BPtK und die gematik informieren in folgenden Online-Veranstaltungen über die ePA in der Psychotherapie und geben Ihnen einen Einblick in die Nutzen und Pflichten der ePA:

  • Mittwoch, 22.01.2025 | 18:00 bis 20:30 Uhr
  • Freitag, 24.01.2025 | 09:00 bis 11:30 Uhr
Hier anmelden

So unterstützt die ePA:

Effizientere Therapieplanung

Dank der umfassenden Krankengeschichte Ihrer Patient:innen können Sie individuelle Therapieansätze entwickeln. 

Verbesserte Zusammenarbeit

Die ePA fördert den Austausch zwischen verschiedenen Fachbereichen und sorgt für eine nahtlose Kommunikation. 

Digital statt Papierchaos

Statt Papierbergen haben Sie alle wichtigen Unterlagen digital griffbereit – übersichtlich, sicher und schnell verfügbar. 

Die Vorteile der ePA für Patient:innen:

Automatische Bereitstellung

  • Patient:innen erhalten die ePA ohne eigenes Zutun und können sie direkt nutzen. 

Volle Kontrolle über eigene Daten

  • Wer Zugriff auf welche Daten erhält, entscheiden die Patient:innen selbst.

Einfacher Zugriff

  • Mit der ePA-App können Patient:innen jederzeit ihre Gesundheitsdaten einsehen. 

Sicherheit und Transparenz

  • Jeder Zugriff auf die ePA wird dokumentiert, sodass Patient:innen stets den Überblick behalten. 

gematik trifft: ePA für alle – Einblicke in die Praxis:

Am Mittwoch, den 04.12.2024 zeigten wir Ihnen live, wie die Medikationsliste in Elefant® umgesetzt wurde. Im folgenden Video erhalten Sie Einblicke in ePA-Funktionen in Elefant®. Im Anschluss gab es eine praxisnahe Gesprächsrunde, in welcher viele Fragen beantwortet werden konnten.

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FAQ

Die ePA 3.0 wird in Elefant® automatisch im Hintergrund installiert. Sie müssen also nichts tun und können sich ganz auf die Arbeit mit Ihren Patient:innen konzentrieren.

Ja, Psychotherapeut:innen sind verpflichtet, bestimmte Daten aus dem aktuellen Behandlungskontext in die ePA zu übertragen, sofern diese in elektronischer Form vorliegen. Die ePA enthält Dokumente, die auch für die psychotherapeutische Behandlung relevant sind. Dazu gehört die Medikationsliste, aber auch Informationen zu somatischen Erkrankungen, die für eine/n Psychotherapeut:in von Interesse sein können. Diese Dokumente stehen künftig digitalisiert und gesammelt zur Verfügung. Um die volle TI-Pauschale zu erhalten, ist die Anbindung an die ePA erforderlich.

Nein, die ePA ist freiwillig. Patient:innen können die Nutzung ablehnen oder bestimmte Daten aus der ePA entfernen. 

Patient:innen können entscheiden, ob und welche Informationen sichtbar sind. Besonders sensible Daten können vollständig verborgen werden. Allerdings können einzelne Verordnungen nicht ausgeblendet werden. Patient:innen haben aber die Möglichkeit, der Medikationsliste insgesamt zu widersprechen oder sie insgesamt zu verbergen. Beim Verbergen kann nur die/der Patient:in die Liste sehen.
In der Medikationsliste werden in der ePA ab 2025 alle Arzneimittel angezeigt, die die/der Patient:in per eRezept verschrieben bekommen hat. Wenn ein/e Patient:in nicht möchte, dass beispielsweise seine Medikamente zur Behandlung psychischer Erkrankungen sichtbar werden, kann sie/er der Medikationsliste widersprechen – allerdings nur gesamthaft. Dann werden keine seiner Medikamente in der ePA gespeichert. Möglich ist auch, dass sie/er die Medikationsliste komplett verbirgt. Dann kann nur sie/er sie sehen.

Nein, Psychotherapeuten müssen keine Stundenprotokolle in die ePA einstellen. 

Versicherte können gegenüber ihrer Krankenkasse erklären, dass sie die Abrechnungsdaten nicht in ihrer ePA haben möchten. Auch das Löschen der Daten ist möglich.

Alle Daten werden nach höchsten europäischen Sicherheitsstandards verschlüsselt und auf deutschen Servern gespeichert. Zugriffe werden lückenlos protokolliert.

Die Bearbeitung ist derzeit noch nicht abgeschlossen. Als Übergangslösung können Sie das Formular als PDF ausdrucken und anschließend über Elefant in die ePA hochladen.
Eine eAU lässt sich über die eAU-Übersicht in die ePA hochladen.
Dokumente können über das Kontextmenü im Reiter Dokumente/Berichte in die ePA des Patienten hochgeladen werden.
Klicken Sie auf den "Hochladen"-Button, um eine Datei von Ihrer Festplatte auszuwählen, oder nutzen Sie die Drag-and-Drop-Funktion.
Das ist aktuell nicht vorgesehen.
Jeder Versicherte hat eine ePA, sofern er nicht ausdrücklich widersprochen hat. Bis zum 16. Lebensjahr verwalten die sorgeberechtigten gesetzlich versicherten Eltern die elektronische Patientenakte für ihre Kinder.
Dokumente in der ePA können durch neue Versionen ersetzt werden. Die Bearbeitung der verschiedenen Dokumente muss dabei lokal erfolgen.
Eine Volltextsuche in den Dokumenten in der ePA ist nicht durch die gematik GmbH spezifiziert. Die Suche erfolgt ausschließlich auf den hinterlegten Metadaten zu den Dokumenten in der ePA.
Die Dokumente innerhalb der ePA sind entsprechend ihrer Kategorie in verschiedenen Ordnern sortiert. Die Zuordnung eines Dokuments zu einem Ordner erfolgt über die Metadaten des Dokuments durch das Aktensystem. Sie als Leistungserbringer können keine Ordner erstellen oder verwalten.
Nein, allerdings ist es ratsam den Patienten um eine längere Berechtigung zu bitten, wenn absehbar ist, dass die Behandlung länger als 90 Tage andauert.
Die ePA liefert keine Informationen darüber, wann und wer auf die darin enthaltenen Dokumente zugegriffen hat.
Der Versicherte selbst hat zu jedem Zeitpunkt vollen Zugriff auf seine ePA. Leistungserbringer erlangen die Berechtigung auf die ePA zuzugreifen, in dem sie die Versichertenkarte lesen. Damit erhält die Praxis automatisch 90 Tage lang Zugriff auf die ePA des Patienten. Zusätzlich kann der Versicherte die Berechtigungen jederzeit über die ePA-APP ändern. Außerdem kann die Sichtbarkeit einzelner Dokumente für bestimmte Leistungserbringerinstitutionen eingestellt werden. Der Versicherte kann bereits erteilte Berechtigungen verlängern oder löschen.
Ja, der Zugriff auf die ePA ist auf den Zugriff auf Dokumente für einen Patienten gekoppelt.
Leistungserbringer sind nach §§ 347 SGB V zum Einstellen medizinischer Informationen (Daten zu Befunden, Diagnosen, durchgeführte oder geplante Therapiemaßnahmen, den elektronischen Medikationsplan sowie elektronische Arztbriefe) über den Versicherten in dessen ePA gesetzlich verpflichtet, sofern der Patient dies verlangt. Darüber hinaus müssen Leistungserbringer Patienten im Rahmen der vertragsärztlichen Versorgung über diesen Anspruch sowie Widerspruchsmöglichkeiten informieren.

Mit Verabschiedung des Digital-Gesetzes sind Leistungserbringer künftig zum Hochladen folgender Dokumente verpflichtet, wenn diese im Rahmen der Behandlung entstehen:

  • Verordnungs- und Dispensierdaten
  • Krankenhaus-Entlassbriefe
  • Laborbefunde
  • Bildbefunde
  • Befundberichte aus invasiven oder chirurgischen sowie aus nicht-invasiven oder konservativen Maßnahmen
  • eArztbriefe (nach ambulanter Behandlung)

Zusätzlich kann die ePA folgende Daten enthalten:

  • Notfalldaten
  • Zahnbonusheft
  • Untersuchungshefte für Kinder
  • Mutterpass
  • Impfdokumentation
  • Daten des Versicherten aus digitalen Gesundheitsanwendungen
  • Daten zur pflegerischen Versorgung des Versicherten
  • Bescheinigungen über eine Arbeitsunfähigkeit
  • Daten der Heilbehandlung und Rehabilitation
  • Abrechnungsdaten (werden durch die Kostenträger eingestellt)

Sie können neben den hier aufgelisteten Daten beliebige andere Dokumente im Format PDF/A in die ePA des Versicherten einstellen.

Als Arztpraxis, Zahnarztpraxis, Krankenhaus, Psychotherapeut, Vorsorge- und Rehabilitation oder öffentlicher Gesundheitsdienst haben sie mind. lesenden Zugriff auf alle oben genannten Dokumentarten.

Grundsätzlich gilt jedoch, dass alles nur in Absprache mit dem Versicherten erfolgt, auch wenn eine Berechtigung zum Zugriff auf die ePA vorliegt.

Der Versicherte kann zu jeder Zeit Dokumente in seiner ePA löschen. Leistungserbringer können ebenfalls Dokumente löschen, allerdings nur nach vorheriger Absprache mit dem Patienten.
Das ist aktuell nicht vorgesehen. Sie können Rechnungen jedoch auf dem Computer speichern und anschließend über Elefant® in die ePA hochladen.
Elefant® wird im ersten Quartal 2025 durch ein Update für die Nutzung der ePA optimiert. Anschließend können Sie direkt über Elefant auf die ePA der Patienten zugreifen. Das System wird dann alle gesetzlichen Anforderungen an ein PVS für den Umgang mit der ePA vollständig erfüllen.
Um die ePA zu öffnen: Wechseln Sie in der Patientenakte zum Reiter „Dokumente/Berichte“ und klicken Sie auf „ePA“.
Digitale Dokumente, die eine Unterschrift erfordern, werden in Elefant mithilfe des Konnektors sicher digital signiert. Der Konnektor dient dabei als technisches Gerät zur Erstellung einer rechtsgültigen elektronischen Signatur.
PDF/A ist der weltweit verwendete Standard zum Archivieren von elektronischen Dokumenten. Es gewährleistet, dass Dokumente in ihrem ursprünglichen Erscheinungsbild über verschiedene Software angezeigt werden können und verbietet Funktionen, die für die Langzeitarchivierung ungeeignet sind. Die ePA erlaubt nur Dokumente im PDF/A-Format; nicht konforme Dateien werden vom Aktensystem abgelehnt. Elefant konvertiert alle nicht-PDF/A-Dokumente vor dem Hochladen automatisch in ein PDF/A-Dokument.
Temporärer Zugriff für PiA auf TI-Arbeitsplätzen: PiA erhalten zeitlich begrenzten Zugriff auf TI-verbundene Arbeitsplätze, um eigenständig mit ePA-Daten zu arbeiten und Erfahrungen zu sammeln. Unterstützung durch die Verwaltung: Die Verwaltung unterstützt PiA, indem sie auf Anfrage Dokumente hoch- oder herunterlädt, um den Datenfluss sicherzustellen Direkte Zusammenarbeit zwischen PiA und Patient:innen: Patient:innen können über die ePA-App Dokumente selbst hoch- und herunterladen. PiA unterstützen sie bei der Übermittlung relevanter Daten. Die Patient:innen werden als Autor:innen der Dateien angezeigt, was zwar nicht ideal ist, aber sicherstellt, dass die Dokumente in der ePA verfügbar sind.
Nimmt der Versicherte am digital gestützten Medikationsprozess (dgMP) teil, steht über den Medikationsservice der ePA die Medikationsliste zur Verfügung. Digitale Verordnungen werden automatisch dieser Liste hinzugefügt und mit Dispensierinformationen durch die Apotheken ergänzt. Die ePA ersetzt dabei nicht die Verordnung.
Widerspricht ein Patient dem Einstellen von Dokumenten in seine ePA oder verweigert der Praxis den Zugriff darauf, müssen sie dies in ihrer Behandlungsdokumentation erfassen.