Elefant® – Praxissoftware für Psychotherapeut:innen

Nach dem Erfassen einer Leistung nach GOÄ/GOPT bzw. einer Selbstzahlergebühr können Sie eine Privat-Rechnung erstellen, ohne die Patient:innenakte zu schließen. Dazu führen Sie auf die erfasste Leistung einen Rechtsklick aus und wählen den Menüpunkt „Privatabrechnung“. Es öffnet sich das bekannte Fenster zum Erstellen einer Privatrechnung. Wenn Sie dieses Fenster nach dem Erstellen der Rechnung wieder schließen, kehren Sie zur Patient:innenakte zurück.

Ja, die Elefant® Praxissoftware kann Ihre Eingaben jederzeit mittels einer Probeabrechnung prüfen. Eine Probeabrechnung wird wie folgt durchgeführt: Klicken Sie in der Menüleiste auf „Abrechnung“ und „Abrechnung KV“. Es erscheint das Fenster „Leistungsabrechnung KV/Standard“. Setzen Sie hier auf der rechten Seite den Punkt bei „Abrechn. prüfen“. Klicken Sie auf den Schalter „Quartalsabrechnung PRÜFEN“ und folgen den Anweisungen. Die Scheine werden nur temporär während der Probeabrechnung gebucht. Nach der Pobeabrechnung sind jederzeit Änderungen in der Patientenakte möglich.

Für eine bessere Übersicht in der Patient:innenakte (Reiter "Leistungen") werden archivierte (abgerechnete) Leistungen ausgeblendet, können aber jederzeit angezeigt werden. Öffnen Sie hierfür über den Schalter "Übersicht" das Fenster "Leistungsübersicht". Legen Sie das Datum fest, ab wann die Leistungen anzeigt werden sollen.

Ja, für ein übersichtliches Patient:innen-Krankenblatt ermöglicht Ihnen Elefant® das Krankenblatt in verschiedene Akten zu unterteilen und diese separat zu benennen. Hierzu gehen Sie in der Menüleiste auf „System“ - „Software einstellen“ - "Ablauf 3". Im Bereich „Patientenakte“ setzen Sie z.B. bei „Akte 1 benutzen“ einen Haken, dann erscheint ein Feld. Hier können Sie den Namen der Akte festlegen. Gleiches gilt, wenn der Patient einer Gruppe angehört. Dann setzen Sie den Haken bei „Gruppenakte nutzen“.

Um eine Diagnose schnell zu selektieren, können Sie im Fenster „Liste Diagnosen“ auf den kleinen Pfeil rechts neben dem Eingabefeld für den Diagnosecode klicken. Es erscheint eine Liste der letzten 10 von Ihnen erfassten Diagnosen, aus denen Sie die gewünschte Diagnose auswählen.

Die ausgewählten Patient:innen können aus der Patient:innenliste entfernt, jedoch nicht in der Datenbank gelöscht werden. Klicken Sie in der Patient:innenliste mit der rechten Maustaste auf den/die Patient:in. Es öffnet sich ein Fenster. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf „Patient inaktivieren“. Sie können eine Inaktivierung automatisieren, indem Sie im Menü „System“/„Software einstellen“ in der Karteikarte „Ablauf 1“ den Haken „Patienten inaktivieren jetzt/ nach KV-Abrechnung“ setzen. Ist diese Einstellung vorgenommen, wird gefragt, ob Patienten, für die vier Monate keine Leistungen erfasst wurden, inaktiviert werden sollen. Bleibt die Option eingeschaltet, werden nach jeder KV-Abrechnung automatisch alle Patienten inaktiviert, für die vier Monate keine Leistungen erfasst wurden. Inaktivierung rückgängig machen: Beim Einlesen der Versichertenkarte des/der inaktiven Patient:in wird dieser automatisch aktiviert und erscheint wieder in der Patient:innenliste. Manuell kann ein inaktiver Patient über die Patientenliste im Reiter „inaktive Patienten“ mit einem Rechtsklick auf „Patient aktivieren“ wieder aktiviert werden.

Grundsätzlich schreibt der Gesetzgeber vor, dass Ärzt:innen und Therapeut:innen in regelmäßigen Abständen prüfen müssen, ob Patient:innendaten gelöscht werden können. Die Fristen finden Sie unter anderem im entsprechenden Bundesmantelvertrag. Für eine zeitliche Übersicht aller Patient:innendaten gehen Sie über den Menüpunkt „Datenbank“ und „Patienten“. Aktivieren Sie den Schalter „Datum letzte Änderung vor:“ und stellen das entsprechende Datum (standardmäßig 10 Jahre) ein. Die Patient:innendaten werden gefiltert, sodass nur Patient:innen angezeigt werden, deren letzte Änderung spätestens am eingestellten Datum vorgenommen wurde. Hinweis: Patient:innen, für die noch keine Änderung vorgenommen wurde, werden für jedes eingestellte Datum angezeigt. Da sich das Datum der letzten Änderung aus Änderungen am Krankenblatt, Leistungsdatum, Einträge in Befund- Anamnese- oder Therapietext, Dokumenten, Anträge sowie dem Karteneinlesedatum ergibt. Bei großen Datenmengen kann es einige Zeit dauern, bis die Funktion vollständig ausgeführt ist. Sie sollte daher nur aktiviert werden, wenn sie benötigt wird. Um Patient:innen samt dazugehöriger Akte zu löschen, aktivieren Sie unterhalb der Tabelle den Schalter „Mehrfachauswahl“. Es erscheint eine Spalte, in der die Patient:innen ausgewählt werden können. Um alle Patient:innen auszuwählen, setzen Sie den Haken im Tabellenkopf. Die vollständigen Daten löschen Sie (rechte Fensterseite) über den Schalter „x von y Patienten des Mandanten löschen“.

Um z.B. bei den AOK-Gebühren PTE1x-PTE5x die Mengenbegrenzungen (10, 20, 30 usw.) zu überprüfen, gibt es die Möglichkeit (wie auch bei EBM-Leistungen) eine Übersicht ab einem bestimmten Datum aufzurufen. Gehen Sie hierfür in der entsprechenden Patient:innenakte auf den Reiter „Leistungen“. Klicken Sie rechts im Fenster auf den Schalter „Übersicht“. Geben Sie im Fenster „Leistungsübersicht“ das Datum ein, ab dem die Zählung erfolgen soll und suchen nach der entsprechenden Gebührenziffer. In der Spalte „LNr“ wird Ihnen die Anzahl angezeigt. Für einen sofortigen Überblick, über noch mögliche Sitzungen (Anzahl „frei“) können Sie auch die Funktion Leistungsplanung nutzen. Sie planen dazu die entsprechende SV-Gebührenziffer und legen die Anzahl „Soll“ fest. Elefant® zieht dann beim Eintragen der Leistung automatisch eine Sitzung ab und zeigt die noch mögliche Anzahl an. Ein Zeitpunkt, ab wann eine Zählung erfolgen soll, kann hier jedoch nicht festgelegt werden.

Um diese Funktion nutzen zu können, benötigen Sie ein Google-Konto. In Elefant® aktivieren Sie die Synchronisation mit dem Google-Kalender über den Menüpunkt „System“ → „Terminplan einstellen“ → Reiter „Google-Kalender“. Weitere Einzelheiten wie z.B. eine Anleitung zur Konfiguration Ihres Smartphones finden Sie im Menü "Hilfe". Empfehlung: Erstellen Sie für die berufliche Nutzung ein separates Konto und trennen so private und berufliche Kontakte. Zum Erstellen eines neuen Kalenders, klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Pfeil hinter "Meine Kalender" und wählen "Neuen Kalender erstellen" aus.

Die KBV übermittelt uns jedes Quartal eine Stammdatei mit den aktuellen Gebühren- und Punktewerten. Diese Datei erhalten Sie mit dem jeweiligen Elefant®-Quartalsupdate. Haben sich Werte geändert, können Sie diese Änderungen in Elefant® übernehmen. Öffnen Sie hierfür über den Menüpunkt „Datenbank“ → „Gebühren“ → „EBM“ die Liste der Gebühren. Wählen Sie auf der rechten Seite das Quartal aus, für welches die Änderungen erfolgen sollen. Klicken Sie anschließend auf den Schalter „Werte von Gebühren“ und bestätigen mit „OK“. Alle Werte sind damit auf dem neusten Stand. Hinweis: Ergeben sich Änderungen nachdem uns die Stammdatei übermittelt wurde, müssen wir warten, bis uns die KBV eine neue Stammdatei zur Verfügung stellt. Erst nach dem Einpflegen einer aktuellen Stammdatei können wir die Korrektur der Werte übernehmen und Ihnen z.B. als Zwischen-Update zur Verfügung stellen.