Häufige Fragen zur Elefant® Praxissoftware

Software

Nein. Für die Abrechnung können Sie Ihre aktuelle Elefant®-Version nutzen. Das Update sollten Sie zum ersten Werktag im neuen Quartal installiert haben, damit Sie Karten reibungslos einlesen und Scheine anlegen können.
In der Regel erhalten Sie rechtzeitig vor Ablauf der Programmlizenz, eine Meldung über die Elefant®-Software. Sie können entspannt weiterarbeiten, Ihre Lizenz wird automatisch verlängert. Sie erhalten von uns eine Rechnung mit einem neuem Lizenzcode. Diesen Code geben Sie jederzeit bei dem Programmstart, nach Eingabe des Nutzer:innennamens und des Passwortes, unter "Lizenzverlängerung" ein.
Alle bekannten Formulare - vom Antrag bis zum Abrechnungsbeleg - sind in der Software integriert. Neue Entwicklungen und Anforderungen der KBV werden jeweils zur Quartalsversion aktualisiert. Die unterschiedlichen Vordrucke der KVen können trotzdem dazu führen, dass einmal ein Formular fehlt. Bitte teilen Sie uns das mit. Wir integrieren dies dann zeitnah in Elefant®. Bitte nutzen Sie dafür das Kontaktformular der HASOMED.
Falls der Ausdruck auf Formularen verschoben ist, können Sie dies in der Elefant®-Software manuell anpassen. Dazu wählen Sie in der Menüleiste: „System“ und klicken auf „Formulare einstellen“. Es öffnet sich das Fenster „Einstellungen Formulare“. Im unteren Bereich des Fensters können Sie eine manuelle Verschiebung in X-, Y-Achse (X=horizontal / y= Vertikal) vornehmen. Eine Verschiebung nach oben/links erreichen Sie durch die Eingabe eines Minuszeichens (-) vor dem Wert. Eine Verschiebung nach unten/rechts benötigt keine Vorzeichen. Weitere Hinweise erhalten Sie über den „Hilfe-Schalter“.
Speichern Sie vorab Ihre erstellten Textvorlagen als RTF-Datei in das Standardverzeichnis: C:Elefant1. Zum Import der Vorlagen in Elefant® wählen Sie in der Menüleiste: „Datenbank“ und klicken auf „Textvorlagen/Textelemente“. Über den Schalter „Import/Vorlage“ können Sie Ihre RTF Datei auswählen und neu benennen. Nach dem Speichern über „ok“ erscheint Ihre Vorlage in der Tabelle. Vorhandene Textvorlagen können bearbeitet, umbenannt und gelöscht werden.
Ja, allerdings mit der Voraussetzung, dass Sie die entsprechenden Daten vorab einmalig festgelegt haben. Gehen Sie hierfür über den Menüpunkt „System“ → „Praxis einstellen“ zum Reiter „Briefkopf, Adresse, Stempel". Für die Erstellung eines Briefkopfes stehen Ihnen fünf Zeilen zur Verfügung. Die Schrifteinstellungen können Sie pro Zeile per Doppelklick anpassen sowie die Druckposition von Briefkopf, Adressfeld und Adresszeile entsprechend über die Zahlenfelder (Richtwerte 16 ... 20). Soll zukünftig in Dokumenten ausschließlich eine Adresszeile und Adressfeld gedruckt werden, lassen Sie die Zeilen 1 bis 5 frei und aktivieren den Schalter „Briefkopf benutzen“. Bei vorgedruckten Praxis-Kopfbögen muss der Schalter "Briefkopf benutzen" inaktiviert werden.
Texte der „Standardrechnung“ können Sie unter „System - Abrechnung einstellen - Abrechnung Privat 1“ anpassen. Soll eine „Standardrechnung“ einen individuellen Text enthalten, verfassen Sie diesen (im Menü „Abrechnung - Abrechnung Privat/Selbst“), bevor Sie die Rechnung ausdrucken.
Um praxisspezifisch die beste Übersicht zu gewährleisten, wird nicht automatisch der gesamte EBM-Gebührenkatalog in die Datenbank der Elefant®-Software importiert, sondern nur die für Ihr Fachgebiet relevantesten Gebühren. Sie können aber jederzeit eine Aktualisierung vornehmen bzw. weitere Gebühren der Datenbank hinzufügen:
  • • Öffnen Sie in der Software den Menüpunkt: "Datenbank - Gebühren - Stammdaten EBM 2013/neue Gebühren importieren".
  • Bestätigen Sie den Hinweis mit "OK".
  • Warten Sie bis die EBM-Stammdatei geladen ist und die Gebühren aufgelistet werden.
  • Tragen Sie in dem Feld "suche Gebührenziffer" die gewünschte Ziffer ein.
  • Klicken Sie die in der Liste die neu hinterlegte Ziffer einmal an und bestätigen Sie anschließend über den Schalter "Import markierte Gebühren" den Import.
  • Schließen Sie das Hinweisfenster mit "OK".
  • Schließen Sie das Fenster über den Schalter "Schließen" - es dauert etwas, da der Import erst jetzt im Hintergrund durchgeführt wird.
Ab sofort können Sie neu importierte Ziffern in jeder Patientenakte erfassen.
Die Bewertungen der EBM-Leistungen sind durch die KBV vorgegeben und müssen entsprechend in der Software umgesetzt werden. Aktuell liegen die Kostenpauschalen für die Versendung bzw. Transport von Briefen und Berichten per Postbrief oder Fax bei 0,55 €. Die Portogebühren der Deutschen Post und die Leistungen im EBM-Katalog sind nicht identisch.
Ja, Sie können Medikamentenkomplexe anlegen, die für alle Patient:innenen nutzbar sind. Werden z.B. bei chronisch kranken Patient:innenen regelmäßig gleiche Medikamente verschrieben, ist es zeitsparend, hierfür Medikamentenkomplexe abzulegen. Klicken Sie dazu in dem aktuellen Rezept auf den Schalter "Rezept merken" und vergeben Sie für diesen Komplex einen eindeutigen Namen. Bei nachfolgenden Rezepten können Sie die entsprechende Medikamentenkombination über den Schalter "Rezept laden" einfügen. Eine direkte Rezeptkopie ist nicht konform mit dem Arzneimittelversorgungs-Wirtschaftlichkeitsgesetz und deshalb nicht von der KBV zugelassen!
Nach dem Erfassen einer Leistung nach GOÄ/GOPT bzw. einer Selbstzahlergebühr können Sie eine Privat-Rechnung erstellen, ohne die Patient:innenakte zu schließen. Dazu führen Sie auf die erfasste Leistung einen Rechtsklick aus und wählen den Menüpunkt „Privatabrechnung“. Es öffnet sich das bekannte Fenster zum Erstellen einer Privatrechnung. Wenn Sie dieses Fenster nach dem Erstellen der Rechnung wieder schließen, kehren Sie zur Patient:innenakte zurück.

Ja, die Elefant® Praxissoftware kann Ihre Eingaben jederzeit mittels einer Probeabrechnung prüfen. Eine Probeabrechnung wird wie folgt durchgeführt: Klicken Sie in der Menüleiste auf „Abrechnung“ und „Abrechnung KV“. Es erscheint das Fenster „Leistungsabrechnung KV/Standard“. Setzen Sie hier auf der rechten Seite den Punkt bei „Abrechn. prüfen“. Klicken Sie auf den Schalter „Quartalsabrechnung PRÜFEN“ und folgen den Anweisungen.

Die Scheine werden nur temporär während der Probeabrechnung gebucht. Nach der Pobeabrechnung sind jederzeit Änderungen in der Patientenakte möglich.

Für eine bessere Übersicht in der Patient:innenakte (Reiter "Leistungen") werden archivierte (abgerechnete) Leistungen ausgeblendet, können aber jederzeit angezeigt werden.

Öffnen Sie hierfür über den Schalter "Übersicht" das Fenster "Leistungsübersicht". Legen Sie das Datum fest, ab wann die Leistungen anzeigt werden sollen.

Ja, für ein übersichtliches Patient:innen-Krankenblatt ermöglicht Ihnen Elefant® das Krankenblatt in verschiedene Akten zu unterteilen und diese separat zu benennen.

Hierzu gehen Sie in der Menüleiste auf „System“ - „Software einstellen“ - "Ablauf 3". Im Bereich „Patientenakte“ setzen Sie z.B. bei „Akte 1 benutzen“ einen Haken, dann erscheint ein Feld. Hier können Sie den Namen der Akte festlegen. Gleiches gilt, wenn der Patient einer Gruppe angehört. Dann setzen Sie den Haken bei „Gruppenakte nutzen“.

Um eine Diagnose schnell zu selektieren, können Sie im Fenster „Liste Diagnosen“ auf den kleinen Pfeil rechts neben dem Eingabefeld für den Diagnosecode klicken. Es erscheint eine Liste der letzten 10 von Ihnen erfassten Diagnosen, aus denen Sie die gewünschte Diagnose auswählen.

Die ausgewählten Patient:innen können aus der Patient:innenliste entfernt, jedoch nicht in der Datenbank gelöscht werden.

Klicken Sie in der Patient:innenliste mit der rechten Maustaste auf den/die Patient:in. Es öffnet sich ein Fenster. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf „Patient inaktivieren“. Sie können eine Inaktivierung automatisieren, indem Sie im Menü „System“/„Software einstellen“ in der Karteikarte „Ablauf 1“ den Haken „Patienten inaktivieren jetzt/ nach KV-Abrechnung“ setzen.

Ist diese Einstellung vorgenommen, wird gefragt, ob Patienten, für die vier Monate keine Leistungen erfasst wurden, inaktiviert werden sollen. Bleibt die Option eingeschaltet, werden nach jeder KV-Abrechnung automatisch alle Patienten inaktiviert, für die vier Monate keine Leistungen erfasst wurden.

Inaktivierung rückgängig machen:
Beim Einlesen der Versichertenkarte des/der inaktiven Patient:in wird dieser automatisch aktiviert und erscheint wieder in der Patient:innenliste. Manuell kann ein inaktiver Patient über die Patientenliste im Reiter „inaktive Patienten“ mit einem Rechtsklick auf „Patient aktivieren“ wieder aktiviert werden.

Grundsätzlich schreibt der Gesetzgeber vor, dass Ärzt:innen und Therapeut:innen in regelmäßigen Abständen prüfen müssen, ob Patient:innendaten gelöscht werden können. Die Fristen finden Sie unter anderem im entsprechenden Bundesmantelvertrag.

Für eine zeitliche Übersicht aller Patient:innendaten gehen Sie über den Menüpunkt „Datenbank“ und „Patienten“. Aktivieren Sie den Schalter „Datum letzte Änderung vor:“ und stellen das entsprechende Datum (standardmäßig 10 Jahre) ein.

Die Patient:innendaten werden gefiltert, sodass nur Patient:innen angezeigt werden, deren letzte Änderung spätestens am eingestellten Datum vorgenommen wurde.

Hinweis: Patient:innen, für die noch keine Änderung vorgenommen wurde, werden für jedes eingestellte Datum angezeigt. Da sich das Datum der letzten Änderung aus Änderungen am Krankenblatt, Leistungsdatum, Einträge in Befund- Anamnese- oder Therapietext, Dokumenten, Anträge sowie dem Karteneinlesedatum ergibt. Bei großen Datenmengen kann es einige Zeit dauern, bis die Funktion vollständig ausgeführt ist. Sie sollte daher nur aktiviert werden, wenn sie benötigt wird.

Um Patient:innen samt dazugehöriger Akte zu löschen, aktivieren Sie unterhalb der Tabelle den Schalter „Mehrfachauswahl“. Es erscheint eine Spalte, in der die Patient:innen ausgewählt werden können. Um alle Patient:innen auszuwählen, setzen Sie den Haken im Tabellenkopf. Die vollständigen Daten löschen Sie (rechte Fensterseite) über den Schalter „x von y Patienten des Mandanten löschen“.

Um z.B. bei den AOK-Gebühren PTE1x-PTE5x die Mengenbegrenzungen (10, 20, 30 usw.) zu überprüfen, gibt es die Möglichkeit (wie auch bei EBM-Leistungen) eine Übersicht ab einem bestimmten Datum aufzurufen. Gehen Sie hierfür in der entsprechenden Patient:innenakte auf den Reiter „Leistungen“. Klicken Sie rechts im Fenster auf den Schalter „Übersicht“. Geben Sie im Fenster „Leistungsübersicht“ das Datum ein, ab dem die Zählung erfolgen soll und suchen nach der entsprechenden Gebührenziffer. In der Spalte „LNr“ wird Ihnen die Anzahl angezeigt. Für einen sofortigen Überblick, über noch mögliche Sitzungen (Anzahl „frei“) können Sie auch die Funktion Leistungsplanung nutzen. Sie planen dazu die entsprechende SV-Gebührenziffer und legen die Anzahl „Soll“ fest. Elefant® zieht dann beim Eintragen der Leistung automatisch eine Sitzung ab und zeigt die noch mögliche Anzahl an. Ein Zeitpunkt, ab wann eine Zählung erfolgen soll, kann hier jedoch nicht festgelegt werden.

Die KBV übermittelt uns jedes Quartal eine Stammdatei mit den aktuellen Gebühren- und Punktewerten. Diese Datei erhalten Sie mit dem jeweiligen Elefant®-Quartalsupdate.

Haben sich Werte geändert, können Sie diese Änderungen in Elefant® übernehmen. Öffnen Sie hierfür über den Menüpunkt „Datenbank“ → „Gebühren“ → „EBM“ die Liste der Gebühren. Wählen Sie auf der rechten Seite das Quartal aus, für welches die Änderungen erfolgen sollen. Klicken Sie anschließend auf den Schalter „Werte von Gebühren“ und bestätigen mit „OK“. Alle Werte sind damit auf dem neusten Stand.

Hinweis: Ergeben sich Änderungen nachdem uns die Stammdatei übermittelt wurde, müssen wir warten, bis uns die KBV eine neue Stammdatei zur Verfügung stellt. Erst nach dem Einpflegen einer aktuellen Stammdatei können wir die Korrektur der Werte übernehmen und Ihnen z.B. als Zwischen-Update zur Verfügung stellen.

Download des Quartalsupdates

Der digitale Wandel schreitet voran und bietet vielfältige Chancen, sich modern und innovativ auszurichten. Software-Updates per Download bereitzustellen ist nicht nur zeitgemäß, sondern bietet viele Vorteile für uns alle: Softwareaktualisierungen stehen per Download schneller und einfacher für Sie zur Verfügung. In der Zeit, die wir bisher für das Produzieren und Verpacken der DVDs benötigen, können wir uns zukünftig zu 100 % um Ihre Anliegen kümmern. Im Sinne der Umwelt und im Hinblick auf die Inanspruchnahme von natürlichen Rohstoffen liegt uns das Einsparen von Ressourcen zudem besonders am Herzen – durch einen bewussteren Umgang können wir alle viel bewirken.
Der Download ist ganz leicht: Entweder Sie laden die neuste Update-Version über die Webseite oder über den Downloadmanager in der Elefant® Software herunter. In der Mediathek finden Sie die Videoanleitung "Download des Updates über die Website".
In Ausnahmefällen ist das möglich, z. B. wenn Ihnen weder in Ihrer Praxis noch zu Hause ein Internetzugang zur Verfügung steht. Für diesen Service erhebt HASOMED ab dem 01.01.2020 eine Gebühr von 30 € pro DVD.

Service

Alle Erreichbarkeitszeiten sowie Kontaktwege finden Sie auf der HASOMED-Kontaktseite. Elefant®-Support: +49 (0) 391 610 76 30 Elefant®-Vertrieb: +49 (0) 391 610 76 31

Qualifizierte Service-Partner:innen der HASOMED unterstützen Sie direkt vor Ort in folgenden Punkte:

  • Hilfe bei der KV-Abrechnung
  • Kauf, Einrichtung & Support von Hard- und Software
  • Installation und Beratung zu eGK-Lesegeräten
  • Praxisorganisation
  • Einrichtung der Sicherheitsmodule für Internet, E-Mail, Daten, Virenschutz, Firewall, KV-SafeNet
  • Einrichtung eines Qualitätsmanagementsystems
  • Basis- oder Fortgeschrittenen-Seminare mit Kollegen oder individuelle Workshops in Ihrer Praxis

Den richtigen Service-Partner finden Sie hier.

Mit der Demo-Version können Sie sich im Vorfeld kostenfrei mit der Elefant®-Software vertraut machen. Haben Sie sich für den Elefant® entschieden, bestimmen Sie, wann und wie Sie zu Elefant® wechseln möchten. Unsere Service-Partner:innen unterstützen Sie direkt vor Ort oder per Fernwartung bei der Einrichtung, Datenkonvertierung und den ersten Schritten mit Elefant®. Als Wechselnder im Elefant® Abo M und S erhalten Sie entweder einen Gutschein für die Service-Partner:innen-Leistungen im Wert von 100 € oder Parallels Desktop für Mac.